Terminplaner für Physiotherapie und Massage – mit einer Erinnerung, die nichts verrät
Eine Verordnung bedeutet meist mehrere Einheiten, oft im Abstand weniger Tage. Jede davon ist eine fest reservierte Stunde. Wird eine vergessen, lässt sie sich selten noch vergeben – obwohl anderswo Patientinnen und Patienten auf einen Platz warten. Und während einer Behandlung ist niemand am Telefon.
kundenbuch erinnert am Vortag per SMS, von der Nummer Ihrer Praxis. Wer verhindert ist, ruft zurück oder antwortet, und Sie wissen am Vorabend Bescheid, nicht erst, wenn die Liege leer bleibt.
Praxis Gruber
Hallo Thomas, Ihr Termin bei Praxis Gruber ist am 18.11. um 07:30. Absage bitte unter +436597654321.
Warum in der SMS keine Behandlung steht
Eine SMS erscheint auf dem Sperrbildschirm, oft lesbar für alle, die gerade danebensitzen. Schon die Angabe „Lymphdrainage“ oder „Rückentherapie“ verrät, dass jemand in Behandlung ist – und das ist ein Gesundheitsdatum im Sinn von Art. 9 DSGVO. Dass das kein theoretisches Problem ist, zeigt ein österreichischer Fall: Die Datenschutzbehörde bestrafte die Terminerinnerung einer Fachärztin, weil schon sie offenlegte, dass jemand in Behandlung war. Das Bundesverwaltungsgericht bestätigte die Strafe und setzte nur die Höhe herab (BVwG, 3. Juni 2024, W292 2282284-1).
kundenbuch nimmt Ihnen diese Sorgfalt ab. Ist Ihr Betrieb als gesundheitsnah eingestellt – und das gilt auch, solange Sie nichts eingestellt haben –, werden Vorlagen mit Leistungsnamen ausgeblendet. Eigene Texte, in denen eine Ihrer Leistungen ausgeschrieben steht, lassen sich nicht speichern. Die Praxis und Ihre Rückrufnummer stehen trotzdem drin, denn der Absender muss erkennbar sein. Wer noch weniger preisgeben möchte, wählt einen Betriebsnamen ohne Fachrichtung, etwa „Praxis Gruber“.
Was in der Praxis zählt
Jede Einheit mit eigener Erinnerung
Sie tragen die Termine der Verordnung ein, jeder bekommt seine Erinnerung. Im Verlauf der Patientin sehen Sie danach, welche Einheit stattgefunden hat und welche als „nicht da“ oder abgesagt vermerkt ist.
Frühe Termine, Erinnerung am Vorabend
Die Erinnerung geht zu einer festen Uhrzeit am Vortag hinaus, voreingestellt 18 Uhr. So bekommt niemand um sechs Uhr früh eine SMS für den Termin um sieben. Wer lieber eine feste Stundenzahl vorher möchte, stellt das um.
Einwilligung mit Nachweis
Ob jemand erinnert werden möchte, halten Sie in der Karte fest – mit Datum und Wortlaut. Ein Widerruf stoppt die noch geplanten Erinnerungen. Auskunft und Löschen sind eingebaut.
Eine Notiz mit Hinweis
Bei gesundheitsnahen Betrieben steht an jeder Notiz der Hinweis „Keine Angaben zu Gesundheit, Beschwerden oder Behandlungsgründen“. Für Organisatorisches ist sie da: welcher Raum, Begleitperson, lieber Vormittag.
Mehrere Therapeutinnen
Jede bekommt im Kalender ihre Farbe und ihren eigenen Zugang. Ist sie zur gewählten Zeit schon belegt, warnt kundenbuch beim Eintragen.
So läuft ein Tag
Ein erfundenes Beispiel: Eva Gruber führt eine Physiotherapie-Praxis gemeinsam mit einem Heilmasseur.
- Am Vorabend gehen die Erinnerungen hinaus. Darin steht nur „Ihr Termin bei Praxis Gruber“, Tag und Uhrzeit.
- Ein Patient ruft zurück: Er muss morgen länger arbeiten. Eva verschiebt die Einheit auf Donnerstag, die neue Erinnerung kommt dann zur passenden Zeit.
- Der erste Termin ist pünktlich. Am PC sieht Eva links den Tag in zwei Farben, ihre Termine und die ihres Kollegen.
- Eine neue Patientin bringt eine Verordnung mit. Eva trägt die Einheiten gleich ein und vermerkt die Einwilligung für die Erinnerungen in der Karte.
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