Häufige Fragen zu kundenbuch

Was Betriebe vor dem Umstieg wissen wollen – kurz beantwortet. Fehlt Ihre Frage, schreiben Sie uns über das Kontaktformular.

Von welcher Nummer kommt die SMS?

Von der Telefonnummer Ihres Betriebs. Sie wird vor dem ersten Versand einmalig beim SMS-Anbieter freigeschaltet; Voraussetzung ist, dass Sie diese Nummer verwenden dürfen. Hat die Kundin Ihre Nummer im Handy gespeichert, sieht sie Ihren Namen, sonst die Nummer. Ob sich eine bestimmte Nummer freischalten lässt, klären wir bei der Einrichtung.

Was kostet eine SMS, und wie viele sind inklusive?

Im Grundpaket um 39 € netto im Monat sind 200 SMS je Kalendermonat enthalten. Jede weitere kostet 0,10 € netto; nicht genutzte SMS verfallen am Monatsende. Eine SMS fasst bis zu 160 Zeichen. Ein längerer Text oder ein Emoji kann daraus zwei SMS machen – die Zählzeile zeigt das, bevor Sie eine Vorlage speichern. Die mitgelieferten Vorlagen passen in eine SMS. Alle Einzelheiten stehen bei den Preisen.

Brauchen meine Kundinnen und Kunden eine App?

Nein. Die Erinnerung ist eine gewöhnliche SMS und kommt auf jedem Handy an, auch ohne Internet und ohne Smartphone. Nur Sie und Ihr Team arbeiten mit kundenbuch.

Wann wird erinnert, und lässt sich das ändern?

Voreingestellt ist der Vortag um 18 Uhr. Die Uhrzeit wählen Sie frei, oder Sie stellen auf eine feste Stundenzahl vor dem Termin um (1 bis 168 Stunden). Die Einstellung gilt für Ihren ganzen Betrieb, jeder Termin bekommt eine Erinnerung. Am einzelnen Termin können Sie sie ausschalten. Wird ein Termin so kurzfristig eingetragen, dass der Zeitpunkt schon vorbei ist, geht keine Erinnerung hinaus – das sehen Sie beim Eintragen.

Was passiert, wenn eine Kundin auf die SMS antwortet?

Die Antwort kommt auf das Telefon, dessen Nummer als Absender eingetragen ist – also zu Ihnen, wie jede andere SMS. Dasselbe gilt für Rückrufe. Den Termin ändern Sie danach selbst in kundenbuch.

Was passiert bei Absagen und Verschiebungen?

Sagen Sie einen Termin in kundenbuch ab, wird eine noch geplante Erinnerung nicht verschickt. Verschieben Sie ihn, richtet sich die Erinnerung nach der neuen Zeit. Termine werden nicht gelöscht, sondern abgesagt; so bleibt der Verlauf der Kundin vollständig. Wer ohne Absage fehlt, bekommt den Vermerk „nicht da“.

Brauche ich eine Einwilligung? Wie steht es mit der DSGVO?

Ob eine reine Terminerinnerung eine Einwilligung braucht, wird rechtlich nicht einheitlich beantwortet. kundenbuch geht den sicheren Weg: Erinnert wird nur, wer zugestimmt hat. Die Einwilligung wird mit Datum und Wortlaut gespeichert und lässt sich jederzeit widerrufen; geplante Erinnerungen fallen dann weg. Auskunft und Löschen sind eingebaut. Werbung schicken die Vorlagen nicht – sie wäre nach § 174 Telekommunikationsgesetz nur mit eigener Einwilligung erlaubt. Den Auftragsverarbeitungsvertrag schließen wir mit Ihnen ab.

Wir sind eine Praxis. Was steht in der SMS?

Bei gesundheitsnahen Betrieben nur Tag, Uhrzeit, Ihr Name und Ihre Rückrufnummer – keine Behandlung. Vorlagen mit Leistungsnamen werden ausgeblendet und lassen sich nicht speichern, und das gilt auch, solange die Betriebsart nicht eingestellt ist. Warum, steht auf der Seite für Physiotherapie und Massage.

Kann ich meinen bisherigen Kalender übernehmen?

Ja. Aus den meisten Kalender-Apps lässt sich eine Kalenderdatei oder ein Kalender-Link holen; den übernehmen Sie mit Vorschau und gewähltem Zeitraum, doppelt wird dabei nichts angelegt. Kundinnen, die dabei neu entstehen, haben noch keine Einwilligung – die tragen Sie nach, bevor erinnert wird. Auf Wunsch übernehmen wir das bei der Einrichtung für Sie.

Können mehrere Mitarbeiterinnen damit arbeiten?

Ja. Jede Person bekommt einen eigenen Zugang und eine eigene Farbe im Kalender; ab zwei Personen erscheint eine Farblegende. Termine ordnen Sie einer Person zu, und beim Eintragen warnt kundenbuch, wenn diese Person schon belegt ist. Summen sieht nur, wem die Inhaberin es erlaubt. Jede Person kann sich vor ihren Terminen am Handy benachrichtigen lassen.

Funktioniert kundenbuch am iPhone und am PC?

Ja. kundenbuch läuft im Browser – am PC als Doppelseite mit Tag und Kundin, am Handy als App auf dem Startbildschirm, auf Android ebenso wie am iPhone, ohne App Store. Die Benachrichtigung vor dem Termin ist auf Android erprobt; am iPhone ist sie ab iOS 16.4 in der installierten App möglich.

Wo liegen meine Daten, und wer bekommt sie zu sehen?

Anwendung und Datenbank laufen auf einem Server in Wien, die Verbindungen sind verschlüsselt. Für den Versand erhält der SMS-Anbieter die Nummer der Empfängerin, den Text und Ihre Absendernummer. Ihre Daten bleiben Ihre: kein Marktplatz, keine Provision, keine Weitergabe an andere Betriebe. Die Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Wie kündige ich, und was passiert mit meinen Daten?

Der Vertrag läuft ohne Mindestlaufzeit und ist zum Ende jedes Kalendermonats kündbar; eine E-Mail genügt. Alle Daten Ihres Betriebs – Kundinnen, Termine, Einwilligungen, Nachrichten – laden Sie jederzeit selbst als Tabellen herunter, auch nach der Kündigung bis zum Vertragsende. Danach werden sie gelöscht, wie im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt.

Wie fange ich an?

Am schnellsten mit der Demo: ein fertig eingerichteter Beispielbetrieb, ohne Anmeldung. Wir richten alles gratis für Sie ein: Leistungen, Öffnungszeiten und Ihren bisherigen Kalender. Sie hören innerhalb von 48 Stunden von uns.